Die Mittagspause gilt den Deutschen als heilig. Doch anstatt in einer entspannten Atmosphäre gutes Essen mit Kollegen oder Freunden zu genießen, kreisen sich die Gedanken dabei oftmals um das volle E-Mail-Postfach, den nächsten Anschlusstermin oder die Abgabe-Deadline. Zeit ist ein knappes Gut – insbesondere in der Mittagspause.

Wer nicht gerade im großen Unternehmen mit einer eigenen Kantine arbeitet, hat jeden Mittag die gleiche Herausforderung: Was und vor allem wo essen? Die einen holen mitgebrachtes Essen aus der Brotzeitdose, die anderen ordern ihren Lunch beim Online-Lieferdienst und wieder andere flitzen zu einem nahegelegenen Imbiss, zu einem Bäcker oder zum Lieblingsitaliener um die Ecke. Doch jeden Tag das vermeintlich günstige Mittagsangebot für rund zehn Euro zu bestellen, macht sich auf im Geldbeutel bemerkbar und wer hat schon die Zeit, jeden Abend etwas vorzukochen?

Schnell muss es gehen, gesund, günstig und abwechslungsreich sein – viele Food-Startups nehmen sich den Lunch-Problemen in der Mittagspause von Unternehmen an und versuchen mit innovativen Ansätzen sowie der Nutzung steuerrechtlicher Begünstigungen den Mittagstisch neu zu definieren und arbeitnehmerfreundlicher zu gestalten. Ganz vorne dabei: die Essensmarke. Bis heute sind Essensmarken, Essensgutscheine oder auch Restaurantschecks aus Papier die am weitesten verbreitete Umsetzungsform des Essenszuschusses. Die Papiergutscheine haben einen bestimmten Wert (2020 bis maximal 6,50 Euro täglich). Sie werden beim Bezahlen in bestimmten Akzeptanzstellen (Restaurants, Supermärkte, Bäcker, Metzger, etc.) wie Bargeld verwendet. Und unter bestimmten Voraussetzungen ist der Einsatz der Essensmarke als Gehaltsextra für Arbeitgeber sogar steuerfrei. Allerdings sind die Papiergutscheine für Unternehmen und Akzeptanzstellen mit hohem Verwaltungsaufwand und Kosten verbunden. Der digitale Essensgutschein ist die Alternative zum Papiergutschein. Damit kann der Essenszuschuss deutschlandweit, ohne Akzeptanzstellenlimitierung erfolgen. Der Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber und Mitarbeiter wird zudem reduziert.

Auch mit der digitalen Essensmarke des Berliner Startups Hrmony geht das Mittagessen auf die Kosten des Chefs. Wir wollten das Prinzip „digitale Essensmarke“ und die Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter genauer verstehen und haben uns mit Deniz Caglayan, COO & Co-Founder zu einem Gespräch verabredet. Deniz leitet den Bereich Operations, ist dabei für das Tagesgeschäft bei Hrmony verantwortlich und betreut u.a. die Bestandskunden gemeinsam mit dem Customer Success und Support Team. In unserem Austausch berichtet Deniz darüber, wie sie mit ihrer digitalen Essensmarke die Mittagspause neu definieren, Motivation und Wertschätzung im Unternehmen fördern und damit einen wertvollen Beitrag beim Thema Employer Branding leisten.

Das Hrmony-Gründerteam (v.l.n.r.): Deniz Caglayan, Sebastian Blautzik, Jan Christian Saupe, und Dennis Ortmann

Hi Deniz! Wir sind wir ja schon länger mit euch im Austausch und haben bereits einige Marketinginitiativen zusammen umgesetzt. Aber lass uns zunächst einen Zeitsprung an eure Anfänge zurück machen. Wie kam es zum heutigen Startup Hrmony?

Hi MOBIKO! Wir Gründer haben uns vor einigen Jahren im Ruhrgebiet kennengelernt. Jan, Dennis und ich haben zusammen Wirtschaftswissenschaften an der Universität Witten/Herdecke studiert, Sebastian IT-Sicherheit in Bochum. Die Wege im Pott sind kurz und das Startup-Netzwerk war damals noch überschaubar, und so kommt es vor, dass sich gründungs-affine Menschen schnell kennenlernen. Offiziell gegründet wurde Hrmony im Sommer 2015. Kurz darauf folgte dann aber auch schon der Umzug nach Berlin, wo wir seit mittlerweile vier Jahren in Kreuzberg unser Zuhause haben. Unser Team besteht aktuell aus rund 25 MitarbeiterInnen in den Bereichen Sales, Product, Operations, Development, Business Development und HR.

Eine digitale Kantine, die sich selbst verwaltet und Steuervorteile sichert – das hört sich spannend an. Kannst du kurz erläutern, was genau dahintersteht und wie ihr ursprünglich auf diese Idee gekommen seid?

Hrmony digitalisiert den steuerfreien Zuschuss zum Essen, auch bekannt als Essensmarke oder Restaurant-Scheck. Die steuerbegünstigte Essensmarke als solche gibt es eigentlich schon seit über 60 Jahren, mittlerweile auch weltweit. Diese Möglichkeit wurde vom Gesetzgeber geschaffen, um ArbeitnehmerInnen einen Ausgleich bieten zu können, wenn diese nicht in den Genuss einer eigenen Kantine kommen. In Papierform, also analog, sind die bekannten Essensmarken aber nur bei ausgewählten Akzeptanzstellen einlösbar – und das ist für viele ArbeitnehmerInnen ein Problem, denn wenn sich keine dieser Akzeptanzstellen in der Nähe befinden, bleiben sie auf ihren Papiermarken sitzen. Die digitalen Essensmarken hingegen funktionieren komplett frei von Akzeptanzstellen und können überall dort eingelöst werden, wo man Essen kaufen kann. Denn benötigt wird nur ein Beleg, der nach dem Einkauf fotografiert und per Smartphone an Hrmony gesendet wird. Anschließend erhalten ArbeitnehmerInnen mit der nächsten Gehaltsabrechnung knapp 100 Euro steuerfrei für Ihr Mittagessen erstattet.

Die Idee dazu kam uns, als wir zu Beginn unserer noch jungen Firmengeschichte eine Restaurant-Plattform für Vorbestellungen während der Mittagspause entwickelt haben. Unsere NutzerInnen fragten uns, ob sie bei uns auch ihre Papier-Gutscheine einlösen könnten. Das haben wir schnell aufgegriffen und weiterentwickelt. Heraus kam die digitale Essensmarke, die jeder überall und jederzeit nutzen kann.

Das bedeutet, ihr sprecht mit eurem Service in erster Linie Unternehmen an, die keine eigene Kantine haben und daher nach smarten Lösungen für die Mittagspause ihrer Mitarbeiter suchen?

Genau. Wir arbeiten größtenteils mit mittelständischen Unternehmen zwischen 30 bis 500 ArbeitnehmerInnen zusammen. Unser Kundenportfolio ist aber recht vielseitig, was die jeweiligen Branchen angeht. Zu Beginn waren es noch vor allem Unternehmen, denen man ohnehin schon eine gewisse “Digital-Affinität” attestieren würde. Spannend war für uns aber auch die Corona-Zeit, weil sich viele Unternehmen noch einmal deutlich intensiver mit dem Thema “Digitalisierung” bzw. “Home-Office” beschäftigt haben. Wir stellen hier momentan durchaus eine Art “Paradigmenwechsel” fest. Das merken wir auch daran, dass wir immer mehr Anfragen von Unternehmen erhalten, die bisher noch Papiermarken an ihre MitarbeiterInnen ausgegeben haben und sich jetzt eine flexiblere, einfachere und vor allem digitale Lösung wünschen. Des Weiteren sehen wir gerade ein großes Interesse von Steuerkanzleien, die unsere Produkte entweder selbst nutzen oder ihren Mandanten empfehlen. Hier ist die Digitalisierung teilweise schon deutlich fortgeschrittener, als man vielleicht vermuten würde.

Der Großteil unserer Kunden schätzt nach unserem Wissen die Möglichkeit, MitarbeiterInnen einen Benefit zur Verfügung zu stellen, der bei jedem ankommt und von dem auch wirklich jeder profitieren kann – denn Essen muss schließlich jede/r. Dass Unternehmen dabei mit Hrmony dank geringerer Lohnnebenkosten auch noch Geld sparen, wenn sie ihren MitarbeiterInnen etwas Gutes tun, ist natürlich ein toller Nebeneffekt.

Mittagspause auf Firmenkosten – wir finden diese Idee großartig. Wie kommt die digitale Essensmarke bei euren Kunden und Nutzern bisher an?

Wie gesagt, Essen und Einkaufen betrifft ja wirklich jeden. Die Grundvoraussetzung ist also quasi immer gegeben. Hrmony lässt sich daher sehr einfach und nahtlos in den Alltag bzw. die tägliche Mittagspause integrieren. Aufgrund dessen wird unser Service gut angenommen, was wir besonders in den hohen Durchdringungsraten bei unseren Bestandskunden sehen. Wir hören von neuen Kunden bzw. deren MitarbeiterInnen häufig, dass es zu Beginn noch eine kleine Umstellung ist, im Restaurant oder Supermarkt an den Beleg zu denken. Dank Bon-Pflicht und einfachem Handling per Smartphone ist die Lernkurve aber recht steil und geht nach einigen Tagen bereits in eine Gewohnheit über.

Der Ablauf selber ist dann wirklich einfach und dauert meist nur ein paar Sekunden: Beleg nach dem Essen fotografieren, an Hrmony schicken und somit bis zu 100€ steuerfrei pro Monat für Essen und Einkäufe erstattet bekommen. Das schönste Kompliment bis Dato: “Hrmony ist der beste Schnappschuss des Tages.” 🙂

Essenszuschüsse können Arbeitgeber ihren Mitarbeiter heutzutage in unterschiedlichsten Formen bereitstellen. Womit unterscheidet ihr euch von euren Mitbewerbern und was macht eure Lösung für Unternehmen besonders attraktiv?

Hrmony übernimmt die rechtlich erforderliche Belegprüfung aller eingereichten Belege zu 100%, haftet für die richtlinienkonforme Erstattung und archiviert diese Belege nach buchhalterischen Richtlinien. Toll ist, dass wir mittlerweile auch bei Finanzämtern schon so einen guten Ruf haben, dass bei einer Betriebsprüfung meist schon eine kurze Stichprobe genügt, weil der oder die PrüferIn weiß, dass wir als Anbieter ja bereits alle Belege geprüft haben.

Insgesamt reduziert sich der Verwaltungsaufwand damit auf ca. 30 Minuten im Monat. Die Lohnabteilung bekommt eine individuelle, importfähige Zahldatei für die Lohnsoftware und die Personalabteilung pflegt Zu- und Abgänge von MitarbeiterInnen ein, damit diese zum nächsten Monat berücksichtigt werden.

Davon abgesehen bieten wir verschiedene Möglichkeiten, digitale Essensmarken komplett kostenneutral per rechtssicherer Gehaltsumwandlung einzuführen. Damit können Unternehmen ihren MitarbeiterInnen unseren Benefit zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Budget bereit zu stellen.

Warum braucht euch die Welt heute und vor allem in der Zukunft? Wie sieht die Personalabteilung der Zukunft aus und welchen Platz wollt ihr darin einnehmen?

Wir glauben, dass sich Personalabteilungen in Zukunft noch ganzheitlicher mit Fragestellungen und Herausforderungen des gesamten Unternehmens beschäftigen und dadurch auch die Rolle als “Dienstleister”, der in erster Linie administrative oder klassische HR-Tätigkeiten ausübt, zurückgefahren wird. Stattdessen werden Personalabteilungen zum wichtigen Ansprechpartner der Unternehmensführung in Strategie-Fragen und werden ihren Stellenwert innerhalb der Organisation stark verändern und ausbauen. Konkret wird sich das in der Einbindung in strategische Weichenstellungen zeigen, in einem größeren Spielraum für unabhängige Entscheidungskompetenz und vor allem in einem anderen Rollenverständnis – sowohl auf sich selbst bezogen als auch in der Wahrnehmung innerhalb der Organisation.

Da ein wichtiger Aufgabenbereich dieser “neuen” Personalabteilung das Employer Branding ist, glauben wir hier einen wertvollen Beitrag leisten zu können. Dass MitarbeiterInnen die wichtigste Ressource im Unternehmen sind, ist zwar eine oft gehörte Floskel und klingt leider fast schon ein bisschen zu sehr nach Stellenbeschreibung – aber es ist schlicht auch die Wahrheit. Kein Unternehmen ist ohne seine MitarbeiterInnen erfolgreich. Und um gute MitarbeiterIinnen zu finden und langfristig an das Unternehmen zu binden, ist Motivation und Wertschätzung ein unerlässlicher Bestandteil, welcher gut mit Mitarbeiterbenefits gefördert werden kann. Viele Personalabteilungen und Unternehmen haben das bereits verstanden und suchen daher den Kontakt zu Spezialisten wie Hrmony.

Multikulti, Kreativität und gleichzeitig gutbürgerliche Bodenständigkeit – als Hauptstadt von Deutschland, Startup-Hotspot, politisches Zentrum und Touristenmagnet ist Berlin an Vielseitigkeit kaum zu übertreffen. Womit punktet Berlin bei dir persönlich und bei euch als Tech-Startup?

Berlin war und ist immer sehr gut zu uns. Unser Berlin-Abenteuer begann vor 5 Jahren durch unsere Teilnahme am Accelerator-Programm von Metro und Techstars, die anschließend auch zu unseren ersten Investoren wurden. Wir haben uns schnell entschieden, dauerhaft in Berlin zu bleiben und unser Unternehmen hier aufzubauen. Das haben wir bis heute nicht bereut. Nicht nur durch den Status als Startup-Hotspot, sondern vor allem auch durch seine offene und liberale Art zieht Berlin nach wie vor enorm viele Talente aus Deutschland und der ganzen Welt an – davon profitiert der Wirtschaftsstandort Berlin insgesamt. Und was man nicht vergessen darf: im Vergleich zu vielen anderen europäischen Metropolen ist Berlin, trotz steigender Mieten, nach wie vor noch vergleichsweise günstig was Lebenshaltungskosten angeht. Und für mich persönlich gibt es hier einfach einen ganz speziellen Mix aus Vielfalt, Toleranz, Kreativ- und Kulturwirtschaft sowie gesundem Chaos, der in dieser speziellen Form sicher einzigartig ist. Sorry München! 😉

MOBIKO bedankt sich ganz herzlich bei Deniz Caglayan für den interessanten Austausch und für die wertvollen Einblicke in den Benefit-Anbieter Hrmony.

Weitere Informationen zu Hrmony finden Sie hier:

Oder einfach telefnoisch unter der +49 (0) 30 56795039 oder via E-Mail hallo@hrmony.de Kontakt aufnehmen.