Technologischer Fortschritt, steigende Agilität, veränderte Bedürfnisse, neue Rollen: die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie wir uns informieren, wie wir kommunizieren, wie wir konsumieren – kurz: wie wir leben und arbeiten. Der digitale Wandel sorgt dabei nicht nur für die Etablierung smarter Produkte und vernetzter Dienste, sondern auch für einen fundamentalen Umbruch innerhalb von Unternehmensorganisationen. Insbesondere bei wiederkehrenden Routine-Tätigkeiten im Betrieb können digitale Ansätze zur Automatisierung von Arbeitsabläufen für Entlastung der Mitarbeiter sorgen.

Das Personalwesen zählt zu den relevantesten Bereichen in jedem Unternehmen. Hier dreht sich alles um die wertvollste Ressource einer Firma: seine Mitarbeiter. Ohne diese würde keine Organisation funktionieren. Auch im Bereich Human Resources gehören administrative Tätigkeiten zur Tagesordnung. Viele der täglichen Aufgaben sind komplex, repetitiv und erzeugen einen erheblichen Mehraufwand, da viele HR-Mitarbeiter vorwiegend mit der Verwaltung von Daten beschäftigt sind. Und genau hier liegt das bisher oftmals unausgeschöpfte Effizienzpotenzial, sich durch die Digitalisierung und Automatisierung dieser Datenverwaltungsprozesse notwendige Freiräume zu schaffen. 

Vor allem die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement oder auch die Abwicklung von Kurzarbeit sind sehr aufwändige und zeitraubende Prozesse, die die Ressourcen der Personalmitarbeiter über die Maße binden. Durch die Optimierung dieser Kernprozesse können sich Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit und Kosten sparen, sondern auch den Fokus wieder auf das rücken, was im HR-Bereich besondere Relevanz hat: die menschliche Komponente sowie die zwischenmenschliche Kommunikation.

Stephan Weber, Head of Product PayFit Deutschland, beschäftigt sich tagtäglich mit sorgenfreien Ansätzen, um den Alltag von Mitarbeitern besser zu organisieren und unterstützt dabei überwiegend KMUs und Startups ihre HR-Prozesse auf ein zeitgemäßes Level zu bringen. Wir haben uns mit Stephan Weber unterhalten und dabei erfahren, wie sie mit der Entwicklung ihrer internen Programmiersprache JetLang und intuitiven Nutzeroberfläche die Personalabteilung zum internen Vorreiter in Sachen Digitalisierung machen. 

Stephan Weber, Head of Product PayFit Deutschland

Hallo Stephan! Es freut uns sehr, dich kennenzulernen. Erzähl uns doch gerne wer und was PayFit ist. 

Hallo MOBIKO! Ich freue mich auch sehr, euch kennenzulernen und auf unser Gespräch. 

PayFit wurde 2016 von Firmin Zocchetto, Ghislain de Fontenay und Florian Fournier in Paris gegründet. Wir digitalisieren HR und starten mit dem Kernbereich Personalabrechnung. Dank unserer internen Programmiersprache JetLang haben wir ein einzigartiges, einfach zu bedienendes Personal-Tool für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt.

In Frankreich war das Produkt so erfolgreich, dass eine Expansion in den deutschen Markt beschlossen wurde: Im November 2017 startete ich somit als erstes Mitglied des deutschen Teams in Paris mit dem Bau des deutschen Produktes und des Kernteams. Ende 2018 gründeten wir die deutsche GmbH und zogen mit einem 11-köpfigen Team in unser Kreuzberger Office. Heute, im August 2020, sind wir knapp 50 KollegInnen.

Das PayFit-Gründerteam: Ghislain de Fontenay, Firmin Zocchetto, Florian Fournier (v.l.)

Wow, was für eine rasante Entwicklung. Kannst du uns kurz beschreiben, wie die initiale Idee für PayFit entstanden ist und was eure Angebotspalette Stand heute alles umfasst?

Die Idee zu PayFit kam den Gründern aufgrund der unglaublichen Komplexität der Lohnabrechnung und des Steuersystems in Frankreich. Das Ziel war eine einfache und digitale Lösung. Und das Problem der komplizierten Lohnabrechnungen existiert natürlich nicht nur in Frankreich. Die Entwicklung unserer internen Programmiersprache JetLang war daher genial – dank ihr können wir in Windeseile und absolut flexibel für jeden Markt völlig eigenständige Produkte bauen. Mittlerweile ist PayFit in Frankreich, Spanien, Deutschland und der UK vertreten. Wir haben europaweit rund 500 Mitarbeiter und bereits über 4.000 branchenübergreifende Kunden.

Wir wollen KMUs und Startups Zeit und Kosten sparen, indem wir die Prozesse rund um Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfachen und digitalisieren. Dank voller Datenkontrolle und intuitiver Benutzeroberfläche können Lohnabrechnung und Abwesenheitsmanagement autonom, individuell und ohne Drittanbieter durchgeführt werden. Mitarbeiter können ihre Urlaubstage beantragen, Arbeitszeiten hinterlegen, Abwesenheiten festlegen, Auslagen einreichen und ihre Lohnabrechnung herunterladen. 

Insbesondere in der Corona-Krise hat sich die Flexibilität und Geschwindigkeit absolut bezahlt gemacht – wir konnten unseren Kunden Kurzarbeit voll automatisiert anbieten, als andere Wettbewerber ihre Kunden noch nicht einmal informiert hatten. 

Eure digitalen Services richten sich demnach also an alle Unternehmen, die ihre HR-Prozesse verschlanken und optimieren wollen? 

Die Definition unserer Zielgruppe ist recht einfach: unsere Software eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die Mitarbeiter abrechnen müssen. Die Personalabteilungen von Startups und KMUs verbringen häufig mehrere Tage pro Monat mit der Lohnabrechnung der Mitarbeiter – wir möchten diesen Zeitaufwand auf wenige Stunden reduzieren. Die komplizierte Kommunikation mit Drittanbietern fällt durch die direkten Schnittstellen ebenfalls weg. Dank der Erfahrungen mit unseren Kunden und deren Feedback entwickeln wir die App kontinuierlich weiter.

Durch die Vereinfachung von Lohnabrechnungs- und HR-Prozessen können sich Personalverantwortliche und Inhaber somit wieder auf die Aufgaben konzentrieren, die ihr Unternehmen nach vorne bringen.

Der Begriff „Veränderung“ wird in Unternehmen oft mit Mehrarbeit und Aufwand in Verbindung gebracht und geht oftmals auch mit dem Satz einher: „Das hat bisher gut funktioniert, das werden wir auch in Zukunft so machen.“ Habt ihr diese Erfahrung auch gemacht? Welches Feedback erreicht euch zu eurer Software? 

Ganz klar, zunächst sind viele natürlich skeptisch – schließlich kennen viele Lohnabrechnungen nur über den Steuerberater oder Lohnbüros und der Lohnzettel kommt eigentlich auch immer per Post. Es ist also ähnlich wie bei vielen digitalen Produkten: die Interessenten müssen sich mit dem Produkt auseinandersetzen und sich darauf einlassen. Ist das geschehen, ist das Feedback sehr positiv: von der Zeitersparnis über den guten Kundenservice bis hin zur intuitiven Software. Man muss also kein Experte sein, um problemlos die Lohnabrechnung der Mitarbeiter durchzuführen.

In Deutschland haben wir momentan rund 400 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Unser NPS – ein Indikator für die Kundenzufriedenheit – ist exzellent. Unsere Kunden schenken uns dauerhaftes Vertrauen, obwohl sie monatlich kündigen können:

Ein Werkzeug für alle HR-Prozesse – aber wie unterscheidet ihr euch von anderen Entgeltabrechnungssystemen und HR-Tools auf dem Markt? Wie hebt ihr euch mit euren Services von Mitbewerbern ab? 

Mit unserer App können auch ungeübte Personalverantwortliche eine saubere Mitarbeiterakte führen und alle KollegInnen abrechnen. Die Bedienung verlangt kein langes Onboarding – Intuition ist das Stichwort. Unsere App basiert auf der eigenentwickelten Programmiersprache JetLang, welche uns sehr viel Reaktionsschnelligkeit ermöglicht. Das ist insbesondere bei Gesetzesänderungen in der Lohnabrechnung essentiell – so zum Beispiel auch beim Thema Kurzarbeit. Die schnelle Implementierung in unsere App hat unseren Kunden unheimlich geholfen.

Das Thema Lohnabrechnung ist natürlich mit vielen sensiblen Daten verbunden: da ist das Thema Datenschutz und die gesicherte Kommunikation dieser sehr wichtig. Andere Anbieter arbeiten teilweise mit Lohnbüros oder Steuerberatern, also sogenannten Drittanbietern. Bei der Nutzung von PayFit bleiben die Daten beim Unternehmen, was die volle Datenkontrolle ermöglicht. Wir übernehmen selbstständig alle Meldungen für Kunden und können – sofern mal ein Fehler auftritt – durch die Datenkontrolle alles schnellstens und eigenständig korrigieren.

Wie sieht für dich/euch die Personalabteilung der Zukunft aus und welchen Platz wollt ihr darin einnehmen? 

Die Arbeitswelt verändert sich: und genauso die Ansprüche der Arbeitnehmer. Flexibilität, ortsunabhängiges Arbeiten und der Trend zur Digitalisierung werden sich weiter durchsetzen. Auch wird die Zahl von Unternehmen mit 1-100 Mitarbeitern steigen – diese Firmen haben keine Ressourcen für eigene Accounting-Abteilungen und schätzen es, wenn sie mehr Kontrolle durch Eigenständigkeit ausüben können. Wir wollen weiterhin dafür sorgen, dass Personaler so wenig Zeit wie nötig für die Verwaltung der KollegInnen investieren müssen und mit einer intuitiven Lösung alle administrativen Prozesse abwickeln können.

Wir wollen DAS Tool für Lohnabrechnung und HR-Management für europäische Unternehmen werden. Wir streben nach einer Lösung, die Angestellten in Europa eine einzigartige Möglichkeit für das Management ihres Arbeitslebens bietet. So wollen wir den Mitarbeiter in den Fokus stellen und den Zugriff auf alle arbeitsrelevanten Daten, seien es alte Lohnabrechnungen oder auch Arbeitsverträge, von überall aus ermöglichen. 

Berlin ist ein Mekka der Kreativität, die grünste Großstadt Deutschlands, täglich werden neue Startups gegründet, man kann Basketball, Fußball, Volleyball, Handball und Eishockey auf Profiniveau anschauen und im Vergleich zu anderen Metropolen, wie Paris, London oder New York sind die Mieten sogar noch bezahlbar. Warum ist für dich die Bundeshauptstadt beruflich und privat der „Place-to-be“?

Beruflich bietet die Stadt exzellente Möglichkeiten um eine schnell wachsende, digitale Firma voranzubringen: top ausgebildete Arbeitskräfte, ausgeprägte Internationalität und natürlich auch viele, digitale Kunden. 

Privat schätze ich Berlin als eine bunte, dynamische Stadt. Berlin ist mal wundervoll, mal anstrengend, Berlin ist ein Schmelztigel. Ich schätze die Ehrlichkeit dieser Stadt und die Freiheit, die sie mir bietet.

Herzlichen Dank an Stephan Weber für das spannende Gespräch und für die wertvollen Einblicke in das Saas-Unternehmen PayFit.

Weitere Informationen zu PayFit finden Sie hier: