Zoom statt Jetset, so lautet seit letztem Jahr das neue Credo. Bedingt durch die Corona Pandemie fanden mehr digitale Lösungen Einzug. Viele dieser digitalen Lösungen machen unseren Arbeitsalltag flexibler und effizienter, weswegen es sich lohnt diese auch langfristig beizubehalten.

Als „New Work“ wird u.a. der Shift vom klassischen 9-to-5 Arbeiten im Großraumbüro hin zu flexiblen und bedarfsorientierten Arbeitsmodellen bezeichnet.

Arbeitnehmer entwickeln neue Vorlieben und Erwartungshaltungen, und es ist auch im Interesse der Arbeitgeber, diese mit intelligenten Lösungen zu unterstützen. Die Digitalisierung erreicht den deutschen Büroalltag – endlich!

Zwei dieser Anbieter von digitalen Lösungen sind MOBIKO und PayFit. Mein Name ist Leander Teubner und ich habe mich mit Stephan Weber, Head of Product bei PayFit Deutschland und Nicola Büsse, Co-Founderin und Head of Sales bei MOBIKO, zum Gespräch getroffen, um mich über die Vorteile der neuen Integration zwischen dem Mobilitätsbudget MOBIKO und dem digitalen Lohnabrechnungsanbieter PayFit für Unternehmen zu unterhalten.

Viel Spaß beim Lesen! ☺️

Leander: Hi Stephan, schön, dass du da bist. Magst du dich kurz vorstellen und deine Rolle beschreiben?

Stephan (PayFit): Gerne, mein Name ist Stephan und ich bin Head of Product bei PayFit Deutschland. Ich habe als erster Mitarbeiter des deutschen Teams sowohl das Produkt aufgebaut als auch die ersten Mitarbeiter eingestellt und leite heute unser Product Team.

Leander: Und wie würdest du PayFit kurz und knapp beschreiben?

Stephan: In einem Satz: Wir helfen Unternehmen dabei die Lohnabrechnung komplett digital und ganz einfach selbst in die Hand zu nehmen.

Leander: Sehr cool und was ist der Benefit, den ihr dabei für Unternehmen erzeugt?

Stephan: Es gibt tatsächlich mehrere Benefits. In erster Linie ist allein der Punkt, die Lohnabrechnung intern selbst erledigen zu können, ein riesen Vorteil. Das bedeutet nämlich, Admins haben jederzeit Zugriff auf all ihre Daten und können Änderungen wie angepasste Provisionen oder Urlaubstage in wenigen Klicks selbst erledigen. Das ist schonmal ein ganz anderes Level an Transparenz und Flexibilität gegenüber dem klassischen Lohnbuchhalter.  Außerdem machen wir es unseren Kunden so einfach wie möglich, die lohnabrechnungsrelevanten Aktivitäten selbst durchzuführen. Wir haben unsere Software so intuitiv wie möglich aufgebaut, sodass auch jemand ohne Vorkenntnisse damit eine Lohnabrechnung erstellen kann. Und für Fragen sowie ein individuelles Onboarding und Training sorgt unser Customer Success Team – bei PayFit hat jeder Kunde einen Persönlichen Experten an deren Seite. Und zu guter letzt – PayFit ist zwar primär ein digitales Tool für die Lohnabrechnung, hat aber gleichzeitig relevante Personalfunktionen integriert. Das bringt nicht nur Vorteile für Admins sondern auch für Mitarbeiter. Im persönlichen Mitarbeiterbereich können beispielsweise jederzeit aktuelle sowie vergangene Lohnabrechnungen eingesehen werden und MitarbeiterInnen können außerdem Anträge auf Urlaub, Auslagen oder Vorschüsse einreichen. Von Managern bestätigte Anträge werden dann direkt auf der nächsten Lohnabrechnung ausgewiesen.

Leander: Stephan, verrate mir noch, warum sollte man gerade jetzt in 2021 wechseln und auf eine digitale Lohnabrechnung wie PayFit setzen?

Stephan: Für alle Unternehmen, die jetzt noch mit Zetteln, Papier-Dokumenten und Excel-Tabellen arbeiten, die umständliche interne Prozesse mit sich ziehen, oder vielleicht mit einem externen Steuerberater zusammenarbeiten, den sie eventuell gar nicht bräuchten: Ein digitales Tool wie PayFit hilt dabei sich als Firma jetzt zukunftssicher aufzustellen. Allein, wenn ich daran denke, wie viele ArbeitnehmerInnen jetzt im Homeoffice sitzen – da ist ein digitales Tool, das alle wichtigen Daten zentralisiert einfach unumgänglich

Leander: Top! Vielen Dank, Stephan, für diese Einführung zu PayFit und den Vorteilen.

Kommen wir nun zu MOBIKO, meinem zweiten Gast und wechseln von Lohnabrechnungstools zu digitalen New Mobility Lösungen.

Leander: Hallo Nicola, schön dass du da bist. Magst du dich kurz vorstellen?

Nicola (MOBIKO): Hallo Leander, vielen Dank für die Einladung zum Gespräch. Mein Name ist Nicola und ich bin Co-Founderin und Head of Sales und habe MOBIKO von Anfang an mit aufgebaut.

Leander: Wie würdest du MOBIKO kurz und knapp beschreiben?

Nicola: MOBIKO ist ein digitales, individuelles und flexibles Mobilitätsbudget für Mitarbeiter. Wir bieten die Plattform, um jegliche Konfigurationen aus Arbeitgebersicht einfach abzubilden: Die Mitarbeiter reichen Mobilitätsrechnungen per App ein und bekommen sie mit dem nächsten Gehalt rückerstattet.

Leander: Welchen Benefit erzeugt das Mobilitätsbudget von MOBIKO für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Nicola: MOBIKO als Benefit hat unter anderem den Vorteil, dass es sowohl auf dem Arbeitsweg also auch bei Privatfahrten zur Anwendung kommt. Der Arbeitgeber bietet seinen Mitarbeitern ein Budget für deren Mobilitätsausgaben zur freien Verfügung an. Gerade aktuell, da das Job-Ticket weniger zum Einsatz kommt macht eine höhere Flexibilisierung der Mobilität der Mitarbeiter Sinn. Dafür muss ich ihnen das richtige Tool an die Hand geben. Aber auch unabhängig von COVID-19 ändert sich unser Mobilitätsverhalten und Arbeitsalltag. Darauf müssen Unternehmen eingehen, unter anderem auch mit den angebotenen Benefits. Gerade in Städten ist sowohl das Angebot als auch der Bedarf an vielfältigen Mobilitätslösungen groß, so dass es Sinn macht die  Mitarbeiter eigenverantwortlich entscheiden zu lassen wie er von A nach B kommen möchte. Die Mitarbeiter gehen stärker in eine gestaltende Rolle und dies wird mit dem MOBIKO Budget unterstützt.

Leander: Warum lohnt es sich gerade jetzt einen flexiblen Mitarbeiterbenefit im Bereich Mobilität anzubieten?

Nicola: In 2019 hatten wir noch einen sehr geregelten und regelmäßigen Arbeitsweg, aber das hat sich letztes Jahr stark verändert mit mehr Home-Office Möglichkeiten und so wird es im Zusammenhang mit New Work in den kommenden Jahren auch bleiben. Warum die Freizeitmobilität unterstützen? Viele Botengänge wurden in 2019 noch schnell auf dem Arbeitsweg erledigt, wie ein Einkauf im Supermarkt oder der Apotheke, nun fällt das weg und man muss explizit neue Wege ansteuern, um bestimmt Dinge zu erledigen. Hier können die Mitarbeiter von einem holistischen Mobilitätsbenefit profitieren und sich der Arbeitgeber als wertschätzendes und modernes Unternehmen positionieren.

Wenn du an deine eigene Situation denkst, Leander, dann distanziert man sich im Home-Office durchaus mehr von seinem Arbeitgeber, allein durch die räumliche Distanz, und dann ist es erst recht wichtig, das Gefühl zu bekommen, dass mein Arbeitgeber sich um mich kümmert. Das ist in 2019 einfacher gewesen, weil der zentrale „Kümmer-Platz“ das Büro gewesen ist, und man dort den Mitarbeitern Goodies wie Mittagessen, Obstkörbe oder den Wäsche Service anbieten konnte. „Old-Work-Thinking“, wie Nikolaus oder Osterhasen aus Schokolade an den Arbeitsplatz stellen, weicht nun den „New Work“ Ansätzen, damit sich die Mitarbeiter weiterhin wertgeschätzt fühlen. Genau hier ist MOBIKO ein toller Benefit, da der Arbeitgeber auf die neue Arbeitswelt und somit auch auf die neuen Mobilitätsanforderungen seiner Mitarbeiter flexibel reagiert. Und eben nicht ausblendet, dass beispielsweise ein starres JobTicket für einen definierten Bereich möglicherweise derzeit nicht das bedarfsgerechte Mobilitätsangebot ist.

Danke euch beiden, dann lasst uns doch mal etwas mehr über die Integration von MOBIKO & PayFit reden. Stephan, magst du anfangen aus deiner Sicht beschreiben, warum die Produktschnittstelle ein idealer „Match“ und Effizienzgewinn für Unternehmen ist?

Stephan (PayFit): Klar, gerne. Also prinzipiell vereint die Integration zwei Stärken der digitalen Arbeitswelt miteinander – einerseits das digitale Mobilitätsbudget von MOBIKO, welches MitarbeiterInnen mehr Flexibilität bietet. Andererseits muss ein Mobilitätsbudget als Benefit, wie jeder andere Mitarbeiterbenefit, korrekt in der Lohnabrechnung erfasst und abgewickelt werden. Unsere Integration hilft bei dem Übergang von einem auf das andere – mit einem Klick können alle Mobilitätsdaten des letzten Monats in PayFit hochgeladen werden und werden damit direkt in der nächsten Lohnabrechnung steuerrechtlich richtig abgerechnet.

Leander: Heißt, für dich ist das zuletzt genannte der herausstechende Benefit, wenn MOBIKO Kunden auch PayFit nutzen würden, dass damit ihre Abrechnung automatisch stattfindet?

Stephan (PayFit): Genau, das macht es MOBIKO-Kunden viel einfacher die Mobilitätsbenefits in der nächsten Lohnabrechnung korrekt zu berücksichtigen. Und außerdem kommen dann natürlich noch alle zusätzlichen PayFit-Vorteile mit dazu, die wir oben bereits erwähnt haben. Das darf man natürlich auch nicht vergessen.

Nicola (MOBIKO): Absolut, das Tolle an der Zusammenarbeit mit PayFit ist, dass schnell und professionell die Lösung an neue und firmenspezifische Anforderungen im Bereich des Lohnbuch- und Personalmanagementssystems angepasst werden kann. Im Vergleich mit anderen Lohnbuchsystemen, bei denen über die klassische csv.-Import-Schnittstelle die MOBIKO Mobilitätsbudgetdaten in das Lohnbuchsystem importiert werden, wurde bei PayFit MOBIKO direkt in die Benutzeroberfläche integriert .Für den Admin bedeutet das eine klare Verortung von MOBIKO im PayFit Tool, ein einfacher Upload der MOBIKO Daten und die steuerrechtlich korrekte Abrechnung der Budgets.

Leander: Super easy! Gibt es zum Abschluss unseres Gesprächs noch etwas, was ihr an dieser Stelle gerne noch hinzufügen und mit den Lesern teilen möchtet?

Stephan (PayFit): Eigentlich nur, dass ich es jedem ans Herz legen kann. Das MOBIKO Mobilitätsbudget finde ich eine coole Sache. Wir kennen hier ja das gute alte BVG Ticket oder die klassischeren MitarbeiterInnen Benefits, aber was die Flexibilität angeht und die unzähligen Möglichkeiten es nicht nur für‘s Pendeln, sondern auch für private Wege nutzen zu können, ist eine großartige Sache.  Also, „now is the time“ sich zu digitalisieren und zu schauen, was automatisiert werden kann und wie mehr Transparenz und Flexibilität geschaffen werden kann.

Nicola (MOBIKO): Um es kurz zusammenzufassen – darum PayFit & MOBIKO: PayFit ist nicht nur ein intuitives und smartes Lohnbuchsystem, sondern auch in Kombination mit den Personalmanagement-Lösungen der perfekte digitale Wegbegleiter für Unternehmen und ihre steigenden Anforderungen. Durch die Integration von MOBIKO wird die komplette Journey abgebildet:   Von der Lohnabrechnung, über die Personalverwaltung, dem Abwesenheitsmanagement bis hin zum Mobilitätsbenefit: intelligente, nachhaltige und digitale Lösung at its best.

Leander: Danke euch beiden für eure Zeit und die Gespräche!  

🤝 It’s a match: PayFit ist eine intuitive Software für die Lohn-und Gehaltsabrechnung mit integrierten HR-Funktionen. PayFit unterstützt kleine und mittelständige Unternehmen dabei, die eigene Lohnabrechnung einfach, digital und in wenigen Minuten selbst abzuwickeln. Hierzu hebt Stephan insbesondere die höhere Flexibilität und Transparenz hervor, sowie den Vorteil einer sehr nutzerfreundlichen Handhabung.

Flexibilität stellt auch Nicola als Highlight von MOBIKO in den Vordergrund. Da sich unser Arbeits- und Mobilitätsverhalten unter anderem durch die Zunahme von Home-Office verändert, müssen sich auch die Angebote die Unternehmen ihren Mitarbeitern machen anpassen. Mit einem Mobilitätsbudget erreicht der Arbeitgeber, dass sein Arbeitnehmer einen echten Benefit genießen kann, der ihn jederzeit flexibel entscheiden lässt, welche Mobilitätslösungen er wahrnehmen möchte.

Nutzen Unternehmen beide Angebote, profitieren sie von einem unkomplizierten und digitalen Ablauf ihrer Employee Mobility Journey – von der Mobilitätsnutzung, über die Verwaltung & Abrechnung durch die Administratoren innerhalb einer Oberfläche und sie haben wieder mehr Zeit sich um die wichtigen Dinge zu kümmern: ihre Mitarbeiter!

Wir bei MOBIKO freuen uns sehr, neben weiteren Lohnabrechnungsschnittstellen nun auch mit PayFit einen starken Partner an unserer Seite zu haben. Alles über die Integration sowie die Anwendung in der Praxis finden Sie unter nachfolgendem Link: